10 pistas clave para tener reuniones eficaces

Las reuniones son la columna vertebral de cualquier sistema organizativo. Además, condicionan nuestra forma de trabajar, nuestra felicidad o infelicidad profesional, la calidad de las relaciones humanas, la salud laboral de la organización y, más allá del trabajo, tienen un impacto directo en nuestra vida personal y familiar. Sin embargo, en general, encuentro que las reuniones se perciben como el mal necesario de una jornada laboral o como un pequeño calvario por el que hay pasar.

 

En realidad, una reunión es una muestra de cómo funciona una organización, una metáfora de la gestión general de la entidad. Lo que sucede es que en muchas ocasiones no nos han enseñado a trabajar en equipo (donde reunirse es la forma más sencilla de intercambiar información) y hemos aprendido a reunirnos por la imitación de otros modelos en los que hemos participado.

 

Me gustaría centrarme en diez ideas clave que quizás puedan ayudarte a mejorar la calidad de tus reuniones de equipo:

 

1. Fija una hora de finalización. No es lo mismo decir: quedamos a las nueve para reunirnos, que decir: quedamos de nueve a diez para reunirnos. Una reunión se expande en el tiempo hasta el límite que tú definas.

 

2. Trabaja con orden del día. Haz lo posible porque todos los participantes en la reunión dispongan de un orden del día con el tiempo suficiente para que puedan saber de qué va a hablarse y prepararse la reunión adecuadamente.

 

3. No mezcles temas. Distingue entre aspectos tácticos, del día a día, de temas de carácter estratégico que son mucho más estructurales. Por ejemplo, si estás en una reunión semanal de seguimiento de tareas para tomar decisiones cotidianas, no puedes abordar temas de fondo de la entidad que necesitarán con toda seguridad una reunión monográfica mucho más larga. Mezclar temas tácticos con estratégicos suele ser uno de los errores más comunes en las reuniones.

 

4. Discute. Es complejo de explicar, pero discutir debe ser el fin principal de cada reunión. Por supuesto, distinguiendo el debate ideológico del ataque personal. Considera que lo que no se dice en las reuniones, se habla por los rincones. Y la falta de lealtad a los miembros de un equipo es lo que corroe a las organizaciones y las drena la energía mediante infinidad de conversaciones estériles.

 

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Pedro Salvador
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